İş süreçlerinizi tek platformda yönetin — Excel ve WhatsApp karmaşasına son
Her sabah Excel dosyalarınızı açıyorsunuz. Müşteri bilgileri bir yerde, siparişler başka yerde. Ekip arkadaşlarınızla WhatsApp üzerinden koordinasyon kuruyorsunuz. Bir süre sonra kim ne yaptı, hangi iş nerede kaldı, takip etmek zorlaşıyor.
Hazır yazılımlar denediniz. Bazıları çok pahalı, bazıları işinize uymuyor. İstediğiniz bir özellik yok, ama eklemek için ekstra ücret istiyorlar. Ya da tam tersi: İhtiyacınız olmayan onlarca özellik var, ama sizin asıl ihtiyacınızı karşılamıyor.
Hazır yazılımın sınırlamaları nelerdir? KOBİ'ler için neden yetersiz kalıyor?
İş süreçleriniz standart değil
Her işletmenin kendine özgü bir çalışma şekli var. Hazır yazılımlar genelde "ortalama" bir işletme için tasarlanır. Sizin özel müşteri ilişkileriniz, özel üretim süreçleriniz, özel raporlama ihtiyaçlarınız varsa, hazır yazılım bunları karşılamakta zorlanır.
Örneğin, müşteri siparişlerini aldıktan sonra özel bir onay süreciniz olabilir. Ya da üretim aşamasında belirli kontroller yapıyorsunuz. Hazır yazılımlarda bu tür özelleştirmeler ya çok pahalıdır ya da mümkün değildir.
Verileriniz dağınık kalıyor
Excel'de müşteri listesi, WhatsApp'ta sipariş notları, e-postada fiyat teklifleri. Her şey farklı yerlerde. Bir müşteri hakkında bilgi almak için üç farklı yere bakmanız gerekiyor.
Hazır yazılımlar genelde tek bir alana odaklanır. CRM alırsınız, ama üretim takibini yapamazsınız. Üretim yazılımı alırsınız, ama satış süreçlerinizi takip edemezsiniz. Her şeyi bir arada görmek istediğinizde, farklı sistemler arasında veri aktarımı yapmak zorunda kalırsınız.
Büyüdükçe sorunlar büyüyor
İşletmeniz büyüdükçe, iş yükü arttıkça, Excel ve manuel süreçler daha da zorlaşır. Hata yapma riski artar. Müşteri memnuniyeti düşer çünkü siparişler gecikir, iletişim kopuklukları olur. Çalışanlarınız veri girişi ve takip işlerine daha fazla zaman harcar, asıl işlerine odaklanamaz.
KOBİ'ler için özel yazılım neden gereklidir? Kimler için mantıklı?
Özel yazılım, her işletme için gerekli değil. Ama şu durumlarda mantıklı bir yatırım olur:
- •İş süreçleriniz standart değilse: Rakip firmalardan farklı bir şekilde çalışıyorsanız, bu farklılığı yazılıma yansıtmak istiyorsanız.
- •Birden fazla hazır yazılım kullanıyorsanız: CRM, ERP, muhasebe, üretim takibi gibi sistemler arasında veri aktarımı yapmak zorunda kalıyorsanız.
- •Excel ve manuel süreçlerle sınırına geldiyseniz: İş hacminiz arttıkça hata yapma riski artıyorsa, takip zorlaşıyorsa.
- •Rekabet avantajı yaratmak istiyorsanız: Müşteri deneyimini iyileştirmek, operasyonel verimliliği artırmak, daha hızlı karar almak istiyorsanız.
- •Uzun vadeli düşünüyorsanız: Aylık/yıllık lisans ücretleri yerine, bir kez yatırım yapıp kendi sisteminize sahip olmak istiyorsanız.
Hazır yazılım vs özel yazılım — farklar ve avantajlar
| Özellik | Hazır Yazılım | Özel Yazılım |
|---|---|---|
| Maliyet (başlangıç) | Düşük | Yüksek |
| Maliyet (uzun vadeli) | Aylık/yıllık lisans | Bakım ve güncelleme |
| Kurulum süresi | Hızlı (günler) | Uzun (aylar) |
| Özelleştirme | Sınırlı | Tam |
| İş süreçlerinize uyum | Sizin uyum sağlamanız gerekir | Yazılım size uyum sağlar |
| Veri sahipliği | Bulutta, başkasının sunucusunda | Kendi sunucunuzda veya seçtiğiniz yerde |
| Ölçeklenebilirlik | Plan değişikliği gerekebilir | İhtiyaca göre geliştirilebilir |
Özel yazılımın faydaları — gerçek örneklerle
Üretim Firması
İstanbul, 25 çalışan
"Excel'de sipariş takibi yapıyorduk, sürekli hata oluyordu. Özel yazılımla siparişten teslimata kadar her şeyi tek ekrandan takip ediyoruz. Hata oranı %80 azaldı."
Toptan Satış Firması
Ankara, 15 çalışan
"Üç farklı hazır yazılım kullanıyorduk, veriler birbirine bağlanmıyordu. Özel yazılımla müşteri, stok ve muhasebe tek sistemde. Günlük işlerimiz 2 saatten 30 dakikaya düştü."
Özel yazılım geliştirme süreci nasıl işliyor?
1. Ücretsiz analiz
Önce iş süreçlerinizi anlamaya çalışırız. Hangi problemleri çözmek istiyorsunuz? Mevcut süreçleriniz nasıl işliyor? Hangi verileri takip etmeniz gerekiyor? Bu aşamada teknik detaylara girmeyiz, sadece işinizi anlamaya odaklanırız.
2. Basit prototip
Analiz sonrası, temel ekranları ve akışları gösteren basit bir prototip hazırlarız. Bu prototip üzerinden birlikte çalışırız. "Bu ekran böyle olsa daha iyi olur", "Burada şu bilgi de görünmeli" gibi geri bildirimlerinizi alırız. Prototip aşamasında değişiklik yapmak çok daha kolay ve ucuzdur.
3. Geliştirme
Prototip onaylandıktan sonra, gerçek yazılımı geliştirmeye başlarız. Bu aşamada düzenli olarak ilerlemeyi gösteririz. Her hafta veya iki haftada bir yeni özellikleri test edebilir, geri bildirim verebilirsiniz. Böylece sonunda sürpriz bir ürünle karşılaşmazsınız.
4. Test
Geliştirme tamamlandıktan sonra, sizinle birlikte kapsamlı testler yaparız. Gerçek verilerinizle, gerçek senaryolarla çalıştırırız. Bulduğumuz hataları düzeltir, eksikleri tamamlarız.
5. Yayın ve eğitim
Testler tamamlandıktan sonra, yazılımı canlıya alırız. Ekip arkadaşlarınıza sistem kullanımı konusunda eğitim veririz. İlk birkaç hafta destek sağlarız, sorularınızı yanıtlarız.
Hazır yazılımın işinizi neden yavaşlattığını göstermek ister misiniz?
Şu anki sürecinizi 15 dakikada değerlendirelim. Ücretsiz analizde, Excel ve WhatsApp karmaşanızın maliyetini, hazır yazılımın eksiklerini ve size özel çözümün nasıl olacağını gösteririz.
Hiçbir yükümlülük yok. Sadece durumunuzu analiz edip çözüm öneririz.