Excel ve WhatsApp ile iş yönetmek: Neden sürdürülebilir değil?

Veri kaybı kaçınılmaz hale geliyor

Excel dosyaları birçok kişi tarafından düzenleniyor. Biri bir hücreyi yanlışlıkla siliyor, diğeri bir satırı yanlış yere kopyalıyor. WhatsApp'ta önemli bir mesaj kaybolup gidiyor, çünkü grup konuşması çok uzadı. Bir hafta sonra "Bu siparişi kim aldı?" diye sorduğunuzda, kimse hatırlamıyor.

Yedekleme yapıyorsunuz, ama hangi versiyon güncel? Excel dosyasının adı "Siparişler_Final_v3_Son.xlsx" olmuş. Hangisi doğru? WhatsApp'ta arama yapıyorsunuz, ama tarih aralığı çok geniş. Bulamıyorsunuz.

Takip zorlaşıyor, işler kaçıyor

Her sabah Excel'deki listeye bakıyorsunuz. Hangi siparişler tamamlandı, hangileri bekliyor? WhatsApp'ta yazışmalar var ama hangi siparişle ilgili? Mesajları tek tek okuyorsunuz. Bir siparişin üretim aşamasında olduğunu öğreniyorsunuz, ama ne zaman teslim edilecek?

Müşteri arayıp "Siparişim nerede?" diye soruyor. Excel'e bakıyorsunuz, WhatsApp'a bakıyorsunuz. Ekip arkadaşınızı arıyorsunuz. O da emin değil. Sonunda buluyorsunuz, ama müşteri zaten sinirlenmiş. Bu tür durumlar sıklaşıyor.

Kişiye bağımlılık artıyor

Excel dosyalarını en iyi bilen kişi izne çıktığında, işler duruyor. WhatsApp grubundaki konuşmaları takip eden kişi olmadan, sipariş durumları belirsiz kalıyor. Yeni bir çalışan işe başladığında, Excel'deki formülleri, WhatsApp'taki kodları anlaması haftalar alıyor.

İşletmeniz büyüdükçe, bu bağımlılık daha da tehlikeli hale geliyor. Bir kişi işten ayrıldığında, tüm bilgi birikimi onunla birlikte gidiyor. Excel dosyalarındaki mantık, WhatsApp'taki anlaşmalar, sadece o kişinin kafasında.

İhtiyacınız olmayan onlarca özellik

Hazır yazılımlar genelde "her şeyi yapabilir" mantığıyla tasarlanır. CRM modülü var, ERP modülü var, muhasebe entegrasyonu var, raporlama sistemi var. Ama sizin ihtiyacınız sadece sipariş takibi ve müşteri bilgileri. Diğer özellikler ekranı karıştırıyor, kullanıcıları yoruyor.

Ekip arkadaşlarınız "Çok karmaşık, kullanamıyorum" diyor. Siz de zorlanıyorsunuz. Sonunda Excel'e geri dönüyorsunuz, çünkü orada en azından ne yaptığınızı biliyorsunuz.

İş süreçlerinize uymuyor

Hazır yazılım, siparişi "Onaylandı → Üretimde → Teslim Edildi" şeklinde takip ediyor. Ama sizin süreciniz farklı. Sipariş alındıktan sonra önce stok kontrolü yapıyorsunuz, sonra üretim planlaması, sonra kalite kontrolü, sonra paketleme. Hazır yazılımda bu aşamaları eklemek ya mümkün değil ya da çok pahalı.

WhatsApp'ta ekip arasında özel bir anlaşma var: Belirli kodlar kullanıyorsunuz, belirli kısaltmalar. Hazır yazılım bunları anlamıyor. Yine WhatsApp'a dönüyorsunuz.

Kullanılmayan modüller, boşa giden para

Hazır yazılımın fiyatı aylık 500 TL. Ama içindeki modüllerin yarısını kullanmıyorsunuz. Muhasebe modülü var, ama siz zaten muhasebeci kullanıyorsunuz. Raporlama modülü var, ama sizin ihtiyacınız olan raporlar yok. Her ay 500 TL ödüyorsunuz, ama sadece temel özellikleri kullanıyorsunuz.

Önce süreci anlamaya çalışırız

Excel dosyalarınızı, WhatsApp gruplarınızı, iş akışınızı anlamaya çalışırız. Hangi bilgileri takip ediyorsunuz? Hangi problemlerle karşılaşıyorsunuz? Teknik detaylara girmeyiz, sadece işinizi anlamaya odaklanırız. Bu aşama genelde ücretsizdir.

Basit, sade sistemler tercih ederiz

Gereksiz özellik eklemeyiz. Sizin ihtiyacınız neyse, sadece onu yaparız. Excel'de takip ettiğiniz bilgileri, WhatsApp'ta yazıştığınız konuları tek bir yerde toplarız. Karmaşık modüller, kullanılmayan raporlar eklemeyiz.

Amacımız, Excel ve WhatsApp karmaşasını sadeleştirmek. Daha fazlası değil.

Prototip aşamasında birlikte çalışırız

Analiz sonrası, temel ekranları gösteren basit bir prototip hazırlarız. Birlikte test ederiz, geri bildirim alırız. "Bu ekran böyle olsa daha iyi olur", "Burada şu bilgi de görünmeli" gibi önerilerinizi dinleriz. Prototip aşamasında değişiklik yapmak çok daha kolaydır.